01.根据船级社的要求，机务主管必须向船级社发书面具体检验申请。
02.收到船级社的书面答复后，与具体现场验船师沟通，并把船厂名称、地址、代理电话、机务代表电话通知现场验船师。同时告知具体进厂时间和计划厂修周期。
03.进厂后与现场验船师沟通，本次检验的具体要求，如需要检查几个压载舱，几道连杆轴瓦等等，按照验船师的要求提前做好预检，没有问题时通知验船师现场检验，并提供测量和检测报告。
04.要求无线电检验工程师和救生艇/救助艇及架检验工程师、测厚公司工程师都必须先与船级社验船师沟通，并按照船级社验船师的具体要求进行检验和出具报告以免不符合规范要求，浪费时间。
05. 机务主管对重点检验项目如尾轴锥面和螺旋桨根部等探伤检查以及主机推力轴承和主轴承检查，都应该事先通知验船师，因为他需要拍照取证，做报告。所以机务主管应该事先与验船师商量，哪些是必须提供照片，哪些是必须验船师本人现场检查的以及检查的项目，最好事先记录在小本上，就像CHECK LIST，做完一个标识一个，这样不会有遗漏项目
06. 机务应该对关键设备检验时，尽可能多的拍照取证，以便今后查阅参考。
07.机务为了控制船期和控制工程范围，也必须与现场验船师沟通，尽量控制工程范围如：大型CO2钢瓶10年水压试验的比例，船壳外板换板数量和范围以及焊接工艺要求等都需要尽量沟通，机务主管也要发挥社交特长，公关特长。
08.有些检验项目需要船厂配合的，机务要事先与修船总管沟通，尽量提前做好预检，增加验船师一次检查通过的概率。
09. 机务主管需要与验船师经常沟通，适当时共进晚餐，赠送适当礼品。尽缩短检验时间，千万不能因为证书耽误船期。
10.检验结束后，机务主管一定要认真核实验船师是否在每份证书签署页都有年检签署或签发的证书是否齐全，最好按照公司证书有效期一览表，和船长逐项检查，发现短缺马上现场沟通，确保船舶证书齐全正确。
11. 上述工作检查无误后，机务主管应该把新证书或签署页复印或扫描带回公司保存。
12.通知船长立即更新证书有效期一览表。